Guide opérationnel
Intégrer la VR dans un événement d'entreprise
Brief prestataire, calcul du débit participants, logistique sur site, animation le jour J. Six étapes pour un déploiement sans accroc.
Les 6 étapes d'un déploiement réussi
Définir l'objectif avant le dispositif
Un séminaire de cohésion n'appelle pas le même simulateur qu'une activation de marque sur salon. L'objectif conditionne le format, le nombre de postes et la durée de rotation. Partir du dispositif plutôt que de l'objectif est la première erreur à éviter.
Calculer le débit participants
Le débit par poste varie selon le simulateur et la durée de l'expérience. Pour un groupe de 100 personnes, le nombre de postes nécessaires dépend du temps imparti et du format choisi. Ce calcul est réalisé systématiquement lors du devis : il doit figurer dans le brief pour obtenir une recommandation précise.
Préparer l'espace d'installation
La plupart des simulateurs By Evos s'installent sur 2 x 2 m avec une prise 16A/220V standard. Prévoir une zone de dégagement de 1 m autour du simulateur et un espace d'attente délimité pour fluidifier la rotation. Sol plat et couvert sont les deux conditions non négociables.
Briefer le prestataire correctement
Communiquer au prestataire : type d'événement, nombre de participants, durée, superficie disponible, heure d'accès pour installation, contraintes de bruit ou de luminosité. Plus le brief est précis, plus la recommandation de dispositif est pertinente.
Anticiper la personnalisation
Habillage aux couleurs de la marque, intégration du logo dans les interfaces, contenu 3D sur mesure : ces éléments se préparent plusieurs semaines avant l'événement. Une demande de dernière minute limite les options. Plus le brief arrive tôt, plus la personnalisation peut être complète.
Mesurer après l'événement
Nombre de rotations effectuées, temps d'attente moyen, retours spontanés des participants, taux de participation sur le groupe total. Ces données permettent d'ajuster le dispositif pour la prochaine édition et d'argumenter le ROI en interne.
Format selon le type d'événement
Ces repères sont indicatifs. Chaque projet fait l'objet d'une recommandation personnalisée.
| Cas d'usage | Dispositif recommandé | Durée | Objectif principal |
|---|---|---|---|
| Séminaire 50 à 150 personnes | 1 à 2 simulateurs en rotation | Demi-journée à journée complète | Cohésion d'équipe, moment fédérateur |
| Convention 200 à 500 personnes | Plusieurs simulateurs + animateurs dédiés | Journée complète | Activation, visibilité interne, engagement |
| Stand salon professionnel | 1 à 2 simulateurs brandés | 1 à 5 jours | Génération de trafic, qualification contacts |
| Team building ciblé | 1 simulateur sport ou compétition | 2 à 4 heures | Classement, challenge, ambiance décontractée |
Questions logistiques fréquentes
Combien de temps faut-il pour installer un simulateur VR ? +
L'installation d'un simulateur By Evos prend entre 30 et 60 minutes selon le modèle. L'équipe arrive en avance par rapport à l'heure d'ouverture pour garantir un dispositif opérationnel avant l'arrivée des participants. Le repli prend le même temps.
Faut-il une alimentation électrique spéciale ? +
Non. La grande majorité des simulateurs fonctionnent sur une prise 16A/220V standard, celle que l'on trouve dans n'importe quelle salle de séminaire ou espace d'exposition. Aucun groupe électrogène ou installation spécifique n'est nécessaire sauf pour les configurations multi-postes en dehors de tout réseau.
Les participants doivent-ils avoir une expérience préalable de la VR ? +
Non. L'animateur présent sur site prend en charge chaque participant de A à Z : explication, équipement, supervision, retrait du casque. L'expérience est conçue pour des publics non initiés. La durée d'immersion est calibrée pour éviter tout inconfort.
Peut-on intégrer un classement ou un système de score ? +
Sur certains simulateurs, oui. Un système de classement avec affichage du meilleur temps ou du meilleur score est disponible selon le modèle choisi. C'est particulièrement adapté aux formats team building où l'émulation entre participants est recherchée. À préciser lors du brief.
Votre événement approche ?
Donnez-nous la date, le lieu et le nombre de participants. By Evos vous propose le dispositif adapté sous 24 heures.
Sans engagement · Réponse sous 24 h